HR cần chuẩn bị gì cho các thay đổi pháp lý lao động giai đoạn cuối năm?

Thị trường lao động bước vào những tháng cuối năm luôn đi kèm với nhiều biến động về nhân sự, từ việc gia tăng đơn hàng sản xuất đến kế hoạch dịch chuyển công việc của người lao động. Đối với đội ngũ HR, đây cũng là thời điểm các cơ quan quản lý nhà nước thường xuyên rà soát việc thực thi pháp luật lao động tại doanh nghiệp.

Để tránh những rủi ro pháp lý đáng tiếc, bộ phận nhân sự cần chủ động rà soát lại các điểm mấu chốt sau:

1. Chuẩn hóa quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

Sự phổ biến của Nghị định về giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử mang lại sự linh hoạt rất lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt với các mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid. Tuy nhiên, HR cần kiểm tra lại hệ thống lưu trữ dữ liệu: chữ ký số của người đại diện theo pháp luật đã hợp lệ chưa? Các file thông điệp dữ liệu có được sao lưu an toàn và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan bảo hiểm hoặc thanh tra lao động yêu cầu không? Một hợp đồng điện tử thiếu sót về mặt kỹ thuật pháp lý sẽ dẫn đến tranh chấp bất lợi khi có sự cố phát sinh.

2. Lưu ý về cách tính và quản lý giờ làm việc thêm giờ

Giai đoạn cuối năm thường ghi nhận lượng công việc tăng cao. HR cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B và quản lý sản xuất để kiểm soát chặt chẽ trần số giờ làm thêm (theo tháng và theo năm) của từng người lao động đúng quy định hiện hành. Đồng thời, các khoản phụ cấp, chế độ tiền lương làm thêm giờ ban đêm cần được bóc tách rõ ràng trên bảng lương để minh bạch hóa quyền lợi, tránh khiếu nại từ nội bộ.

3. Rà soát nội quy lao động và quy chế chi tiêu nội bộ

Trước khi bước vào mùa quyết toán thuế năm và kiểm toán, bản Nội quy lao động đang áp dụng tại công ty có cần cập nhật bổ sung các quy định mới về công nghệ, bảo mật thông tin hay quy chế xử lý kỷ luật phù hợp với thực tế không? Đảm bảo nội quy đã được đăng ký hợp lệ là chiếc “khiên” bảo vệ doanh nghiệp trong mọi tình huống tranh chấp lao động.

Lời khuyên từ Smart SP: Pháp luật lao động không đứng yên. Việc HR chủ động “khám sức khỏe” cho hệ thống hồ sơ nhân sự định kỳ hàng quý sẽ giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động, tiết kiệm hàng đống chi phí xử lý hậu quả về sau.