Chuyện đóng kinh phí công đoàn từ trước đến nay vẫn luôn là chủ đề nhận được nhiều sự quan tâm từ các nhà quản lý doanh nghiệp và bộ phận nhân sự – kế toán. Đặc biệt, kể từ khi Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Công đoàn đi vào hiệu lực, những điểm mới về quản lý, trích nộp tài chính công đoàn đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt cực kỳ chính xác.
Dưới đây là những điểm cốt lõi mà HR và Kế toán cần ghi nhớ:
1. Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn là bắt buộc, không phụ thuộc vào việc đã có tổ chức công đoàn hay chưa
Một hiểu lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ là: “Công ty tôi chưa thành lập công đoàn cơ sở thì không phải đóng kinh phí công đoàn 2%”. Điều này hoàn toàn không chính xác. Theo quy định, mọi doanh nghiệp sử dụng lao động đều có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn (mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc), độc lập hoàn toàn với việc nội bộ công ty đã có công đoàn cơ sở hay chưa.
2. Đồng bộ số liệu giữa quỹ BHXH và quỹ Công đoàn
Cơ quan công đoàn hiện nay phối hợp rất chặt chẽ với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc đối chiếu quỹ lương. Mọi sự lệch pha giữa tổng quỹ tiền lương nộp bảo hiểm hàng tháng và quỹ tính kinh phí công đoàn đều sẽ dễ dàng bị phát hiện qua các đợt thanh tra. Do đó, HR cần làm việc ăn ý với kế toán tiền lương để đảm bảo sự nhất quán tuyệt đối trong các con số báo cáo.
3. Cơ chế hỗ trợ trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn
Điểm đáng chú ý trong các quy định tài chính công đoàn mới là việc làm rõ các điều kiện, thủ tục xét giảm hoặc tạm dừng đóng khi doanh nghiệp rơi vào hoàn cảnh bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh hoặc khủng hoảng kinh tế buộc phải cắt giảm quy mô lao động lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc này, hãy chủ động làm việc với liên đoàn lao động cấp quận/huyện quản lý để được hướng dẫn hồ sơ xin tạm hoãn đúng luật, tránh tình trạng để nợ đọng kéo dài phát sinh lãi chậm nộp.
Lời khuyên từ Smart SP: Tài chính công đoàn là khoản thu mang tính chất pháp định. Việc minh bạch hóa và thực hiện trích nộp đúng hạn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các rủi ro bị truy thu, xử phạt hành chính không đáng có.
Xem các đơn hàng khác