Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh trong quản trị doanh nghiệp, từ năm 2025, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng quy định – đồng thời đảm bảo số hóa an toàn, hợp pháp – trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các phòng Nhân sự. Không chỉ để tránh rủi ro về pháp lý, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và kiểm tra sau này.
1. Doanh nghiệp cần lưu gì trong hồ sơ nhân sự?
Theo Thông tư 09/2020/TT-BNV và Luật Lưu trữ, các loại hồ sơ nhân sự bắt buộc cần lưu trữ bao gồm:
1.1. Hồ sơ cá nhân
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận
– Đơn xin việc
– Giấy khám sức khỏe
– Bản sao văn bằng, chứng chỉ
– CCCD, hộ khẩu
1.2. Hồ sơ quá trình làm việc
– Hợp đồng lao động (các lần ký)
– Quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển, nghỉ việc
– Bản đánh giá hiệu suất, bảng chấm công, phiếu lương
– Biên bản vi phạm (nếu có), quyết định khen thưởng/kỷ luật
1.3. Hồ sơ bảo hiểm, thuế
– Mẫu 01-TBH (tờ khai BHXH)
– Thông báo mã số BHXH
– Tờ khai thuế TNCN, mã số thuế
– Bảng lương và chứng từ liên quan đến quyết toán thuế
Thời hạn lưu trữ thường tối thiểu 5–10 năm; với một số loại hồ sơ như hợp đồng, quyết định, có thể là vĩnh viễn theo quy định kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra.
2. Từ 2025 – cần số hóa hồ sơ nhân sự như thế nào?
Từ năm 2025, theo định hướng của Bộ Nội vụ và Nghị định 59/2022/NĐ-CP, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự sẽ dần chuyển sang hình thức điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý:
2.1. Số hóa phải đảm bảo tính pháp lý
– Hồ sơ giấy cần scan rõ nét, định danh (tên – mã nhân viên – thời gian)
– File số hóa phải có chữ ký điện tử hoặc xác nhận bằng hệ thống quản lý nội bộ
Nên lưu trữ trên phần mềm nhân sự có tích hợp phân quyền và nhật ký truy cập
2.2. Nơi lưu trữ
– Máy chủ nội bộ có sao lưu định kỳ hoặc lưu trên cloud uy tín (Google Drive bản doanh nghiệp, OneDrive, v.v.)
– Không khuyến khích lưu qua email cá nhân hoặc ổ cứng rời
2.3. Lưu ý với chữ ký điện tử và mã định danh
– Đối với hợp đồng lao động điện tử, cần có chữ ký số hợp lệ từ nhà cung cấp được Nhà nước công nhận
– Mỗi hồ sơ cần có mã số định danh riêng để phục vụ cho tra cứu và kiểm tra nội bộ
3. Những lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị phạt hành chính
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi bị xử phạt bao gồm:
– Không lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng quy định → phạt từ 2 đến 5 triệu đồng
– Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản đúng thời hạn → phạt đến 20 triệu đồng tùy số lượng
– Mất hồ sơ hoặc lưu không đúng cách gây thất thoát → phạt nặng hơn khi có thanh tra lao động
Kết luận:
Quản trị hồ sơ nhân sự bài bản, số hóa hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – mà còn là “lá chắn” pháp lý khi có tranh chấp hay thanh tra.
Smart SP Việt Nam cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật, bảo mật cao cùng các dịch vụ tư vấn quản lý nhân sự, đào tạo và thiết lập hệ thống kế toán cho mọi loại hình tổ chức, giúp Quý doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Xem các đơn hàng khác